Seit einigen Wochen arbeite ich an einer Software, die es Piercingstudios und Tattooostudios ermöglichen soll, Kundendaten geordnet und einfach verfügbar zu machen.

Besonderes Augenmerk liegt dabei auf Datensicherheit, Schnelligkeit und Bedienerfreundlichkeit, gepaart mit coolem Aussehen und Zeitersparnis. Ein Spagat, der viel Denkarbeit und Planung erfordert.

Dank der Ideen und Unterstützung von Martina Lenhoff, ihres Zeichens Vorsitzende der Europäischen Vereinigung Professioneller Piercer - E.A.P.P. und selbst Besitzerin mehrerer Piercing- und Tattoo-Studios mit nahezu 20 Jahren Erfahrung in der Szene, können optimierte Formulare und Arbeitsweisen integriert werden.

Der Produktionsfortschritt liegt bei etwa 50%, zwar hinke ich der Roadmap 4 Wochen hinterher, aber essentielle Programmteile sind schon zu 90% fertig.

Besonders hervorzuheben sind eigenständige optimierte Suchalgorhythmen, die ich FIZZLE genannt habe, ein Wortspiel abgeleitet von Fast Intelligent (ZZ)search und googLE - und genau das ist es: schnelles und intelligentes Suchen in den Kundendaten. Die Technik dahinter ist eine Suchfunktion, die bereits während der partiellen Eingabe von Suchbegriffen beginnt, passende Datensätze aus der Datenbank auszulesen und nach bestimmten "intelligenten" Kriterien zu sortieren und anzuzeigen. Der Aufruf des am besten passenden Datensatzes erfolgt durch Drücken der Taste "Return" während der Eingabe - andere Programme beginnen da erst mit der Suche.
Darüberhinaus besteht die Intelligenz darin, auch Schreib- und Verständnis-Fehler zu umgehen, so findet die Eingabe von "Andy" auch einen "Andreas", "Mike" den "Michael", eine Eingabe von "Mayer" auch "Mayr, Maier, Meier und Meyer" und Umlaute wie "ä, ö, ü, ß" treffen auch auf "Gaebel, Mueller, Oebel" und "Fuss" zu. Diese Korrektur- und Ersetzen-Funktion macht ein langes Nachfragen am Telefon und "Bitte buchstabieren Sie" nahezu überflüssig und vereinfacht insbesondere Mitarbeitern die Bedienung, deren Muttersprache nicht die jeweilige Landessprache ist.

Bedienerfreundlichkeit macht sich vor allen Dingen in Verständlichkeit und Eingabekomfort bemerkbar. So kann das Programm in nahezu jeder Sprache zur Verfügung gestellt werden, die von Links nach Rechts schreibt, selbst kyrillische und griechische Schriftzeichen sind dank Unicode-Unterstützung möglich.
Unter Eingabekomfort verstehe ich ein logisches Verknüpfen gemachter Eingaben, z.B. erkennt das Programm die "wahrscheinlichste" Anrede, indem es den Vornamensbestand mit der jeweilig erfassten Anrede verknüpft und einen Vorschlag nach Gewichtung zurückgibt. Genauso funktioniert diese Technik bei Postleitzahlen und Orten/Ländern und bei vielen weiteren Verknüpfungen.
Scouter erkennt Telefonortskennungen, kostenpflichtige und -intensive Vorwahlen, wie Mobiltelefonverbindungen und schlägt den günstigsten Verbindungsweg zum Kunden automatisch vor.
Bedienerfreundlichkeit entsteht aber auch durch logische Eingabenreihenfolgen, z.B. entsprechend der E.A.P.P.-Kundenformulare.

Der Aspekt Sicherheit ist besonders wichtig und zwar in Zweierlei hinsicht:
1. Verschlüsselung von sensitiven Kundendaten, z.B. der Angabe von Krankheiten, Platzierungen von Piercings im Intimbereich, sowie Persönlichkeitsdaten, wie Telefon-(Geheim-)Nummern oder Adressen. Diese Verschlüsselung ist in drei Fällen besonders notwendig, bei Datenübertragung in Netzwerken, insbesondere in kabellosen Funknetzen und Internetverbindungen, bei Datenspeicherung auf mobilen Datenträgern (USB-Sticks, externen Festplatten, CD-Roms, Laptops, TouchPads) die einfach zu stehlen sind oder verloren gehen können, und bei Speicherung auf ganz gewöhnlichen Festplatten, denn Spionagesoftware und Trojaner können nicht nur Bankdaten stehlen, sondern auch Dateien, die -in diesem Fall- sehr private Daten enthalten könnten. Eine unverschlüsselte Speicherung, wie es die meisten machen, indem sie zum Beispiel alle Kunden in eine Excel-Tabelle speichern, würde ich als "grob fahrlässig" einstufen.
2. Sicherheitskopien zum Vermeiden von Datenverlust, so fertigt Scouter diese in festgelegten Minuten- oder Stunden-Intervallen automatisch an. Natürlich in verschlüsselter Form. Darüberhinaus kann auf Wunsch ein tägliches Terminverzeichnis in linearer unverschlüsselter Form (mit weniger sensiblen Daten) auf einem USB-Stick erstellt werden, welches mit jedem herkömmlichen Programm dargestellt und Drucker ausgedruckt werden kann, um auch im Falle von Computer- oder Stromausfall die Kundentermine verfügbar zu haben.

Heute schon zukunftsgewandt und vorbereitet für neue Funktionen:
Scouter ist bereits in der einfachsten Version eine Server-Client-Lösung, d.h. dass mehrere (Computer-)Arbeitsplätze auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen. Befinden sich mehrere Computer im Studio (Empfangs-/Kassen-Bereich, Büro, seperierter Tättowierbereich, weitere Filialen) werden Daten redundant auf einem Server (als Server kann einer der bestehenden PCs dienen) gespeichert, um Terminüberschneidungen zu vermeiden und Datei-Leichen oder -Duplikate weitestgehend zu verhindern. Bsp.: Ein im Büro eingegebener Termin für Piercer XY, der durch einen Telefonanruf entstand, ist sofort an jedem anderen Computer einsehbar, damit kein anderer Mitarbeiter zufällig zur gleichen Zeit einen Termin am Empfang für Piercer XY ausmacht.
Oder versucht ein "unzuverlässiger" Kunde von Filiale A einen Termin in Filiale B auszumachen, kann der Mitarbeiter in Filiale B sehen, dass er diesen Kunden bitten muss, z.B. eine Anzahlung zu hinterlegen.
Geplant ist auch die Erstellung einer iPad-App(likation), die ein noch professionelleres Auftreten möglich macht. So kann jeder Piercer mit "seinem" iPad in die Kundenkabine gehen, sieht dort in den auf dem iPad aufgerufenen Kundendaten dessen Besonderheiten (Vernarbungen, Allergien, Unverträglichkeiten, sonstige Komplikationen bei vorhergehenden Piercings), kann mit dem Kunden über einige private/intime Dinge sprechen, um Kundenbindung zu erzeugen und Angst zu nehmen ("Wie geht's den Kindern?", "Deine Frau war doch beim letzten Mal schwanger, wenn ich mich recht entsinne, bist du denn jetzt schon Vater?") und nach dem Piercing können Infos im Beisein des Kunden ergänzt werden, z.B. die Vereinbarung des Nachsorgetermins, oder das Einverständnis zum E-Mail-Kontakt eingeholt werden ("Schau bitte in 3-4 Wochen nochmal kurz zur Nachsorge vorbei, sollen wir dir dann sicherheitshalber eine Erinnerungs-Mail schicken? Wie ist denn deine E-Mail-Adresse?"). Dies alles soll dann möglich sein - und durch die Server-Client-Lösung ist dies auch problemlos ergänzbar.
Aber man muss kein Tablett-, und auch keinen Super-PC für Tausende Euros besitzen oder anschaffen - Scouter läuft auch auf nahezu jedem vorhandenen PC und Laptop, egal ob älter oder leistungsschwach, notwendig ist z.Zt. nur Windows XP, Vista, oder 7 mit einem Monitor, der 1280 Pixel (Bildpunkte) in der Breite und min. 800 Pixel in der Höhe darstellen kann, sowie ein freier USB-Anschluss. Sollte kein PC vorhanden sein, gibt es von uns auch ein günstiges, platzsparendes, gutaussehendes Komplett-Fix&Fertig-System mit PC, Monitor und Fix&Fertig installiertes .

Aber: WARUM sollte ein Piercingstudio überhaupt eine Kundendatenbank benötigen? Sämtliche Formulare müssen doch nach gesetzlicher Vorgabe jedesmal neu handschriftlich ausgefüllt werden... WIESO also der Aufwand?
Ganz einfache Argumente:

Telefonnummern und Kundenbesonderheiten sind ersichtlich und auffindbar

Unzuverlässige Kunden, die Termine nicht einhalten, können markiert werden

Kunden können besonders einfach per integriertem E-Mail-Versand kontaktiert werden, z.B. um Termine zu bestätigen, zu verschieben oder auf Sonderaktionen aufmerksam zu machen, oder automatisch an Termine zu erinnern (z.B. Nachsorgeuntersuchung, Bestellung eingetroffen, etc.)

der Terminplaner zeigt übersichtlich die Auslastung an und ermöglicht so eine optimale Personal- und/oder Terminplanung

der Terminplaner findet automatisch passende Freiräume für neue Termine, auch für beispielsweise mehrtägige Sitzungen bei umfangreichen Tätowierungen

Kunden mit Sonderwünschen oder Problemkunden können herausgefiltert werden

Zusatzinfos sind speicherbar, der Piercer/Tättowierer ist dadurch über einen Stammkunden "informiert", bevor er im Laden steht; er "weiss" noch, wann dessen letzter Besuch war, wie die Kinder heißen, welche Vorlieben er hat, usw. - Stichwort "Kundenbindung"

Statistiken können neue Trends aufzeigen und das Einkaufsmanagment optimieren

länger zurückliegende Termine/Sitzungen können eingesehen und etwaige Fragen evtl. nachträglich beantwortet werden; man könnte z.B. nachschauen, welches Pflegeprodukt dazuverkauft wurde oder ob es Komplikationen gab

Auskunft über die eingesetzte Stabdicke bei Schmuck oder Dehnungsweite bei Tunnel, um Anschlussverkäufe zu vereinfachen - altbekanntes Bsp.: "Meine Freundin hat sich vor 3 Monaten ein Piercing bei euch machen lassen, jetzt will ich ihr zum Geburtstag Schmuck dazu schenken, kenne aber die Stabdicke nicht... *seufz*"

Sortierfunktion als Marketinginstrument - Bsp.: "Alle Tättowierten anschreiben, um im Frühsommer auf Sonnenschutz für Tattoos aufmerksam zu machen", etc.

Fazit: Die Software ist zwar kein "Muß" für Piercing- und Tattoostudios, aber ein Instrument, um sich die tägliche Arbeit zu erleichtern und mehr Kunden und bessere Umsätze zu generieren.